Privacyverklaring Club Zeezeilers Twellegea

(versie 12-5-2018)

De Club Zeezeilers Twellegea (CZT) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en het respecteren van uw privacy.
In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over de gegevens die we verzamelen en over de wijze waarop wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. De CZT  houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt; deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
• verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als CZT zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Club Zeezeilers Twellegea
Vossenbrinkweg 95
7491 DC Delden
secretaris@ctz.nl
KvK-nummer 40533199
www.czt.nl

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

De CZT onderhoudt een gegevensbestand van persoonsgegevens van haar leden met de volgende doelstellingen:

1. Het bijhouden van het ledenbestand.
2. Contact leggen met de leden voor het innen van contributie
3. Contact leggen met de leden voor het informeren over verenigingsactiviteiten
4. Het maken van een afgewogen bemanningsindeling bij tochten
5. Het mogelijk maken dat leden onderling contact leggen voor het maken van zeilafspraken

De gegevens ad 2 worden beheerd in de financiële software Snelstart door de penningmeester. Deze gegevens worden aangemaakt bij de start van het lidmaatschap en verwijderd bij beëindiging van het lidmaatschap zodra is vastgesteld dat er geen facturen open staan. In de financiële software worden de volgende gegevens opgeslagen: contact en betaalgegevens. Deze gegevens worden niet gedeeld met anderen.

Permanente gegevens

De overige gegevens worden beheerd via het content managementsysteem WordPress in een database op een server van provider Antagonist (www.antagonist.nl) met wie de CZT een verwerkersovereenkomst heeft. De gegevens worden bij aanvang van het lidmaatschap ingewonnen via een formulier op de website en daarna ingevoerd in het ledenbestand door de secretaris. De gegevens worden vervolgens beheerd door de leden zelf via hun profiel op de website van de CZT, of op verzoek van de leden door de secretaris. Bij beëindiging van het lidmaatschap worden de gegevens verwijderd. Dit gegevensbestand bevat de volgende rubrieken:

• Voornaam
• Achternaam
• Schermnaam
• Website
• AIM           (standaard WordPress rubriek, niet gebruikt, leeg)
• Yahoo IM  (standaard WordPress rubriek, niet gebruikt, leeg)
• Jabber/Google Talk (standaard WordPress rubriek, niet gebruikt, leeg)
• Biografie   (standaard WordPress rubriek, niet gebruikt, leeg)
• Profielfoto (standaard WordPress rubriek, niet gebruikt, leeg)
• Adres
• Woonplaats
• Postcode
• Telefoon thuis
• Telefoon mobiel
• Telefoon thuisblijver aan de wal
• Bootnaam
• Boottype
• Bootlengte
• Ligplaats
• Ervaring
• Opmerkingen

Van deze gegevens worden voornaam, achternaam, email, woonplaats, telefoon thuis en mobiel nummer getoond in een uitsluitend voor leden toegankelijke ledenlijst op de website. Met deze gegevens kunnen leden onderling contact leggen voor het maken van zeil- of carpoolafspraken.

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Tijdelijke gegevens

Leden en niet-leden die zich aanmelden voor een tocht stellen voor de bemanningsindeling de volgende gegevens via een inschrijfformulier ter beschikking aan de commissie Bootindeling:

• Naam
• Email-adres
• Aanmelding als schipper of opstapper
• Telefoon thuis
• Telefoon mobiel
• Telefoon thuisblijver aan de wal
• Gegevens van belang voor de indeling: medische gegevens, ervaring, wensen

Alleen leden kunnen zich inschrijven als schipper, zij vullen ook de volgende gegevens in:

• Naam, type en lengte van schip
• Namen, emailadressen en telefoonnummers van eventuele eigen bemanning

Uit deze inschrijfgegevens verschijnt op de website een voor leden publieke lijst met de naam en hoedanigheid (schipper of opstapper) van de voor tochten ingeschreven personen en de gegevens van de eigen bemanning van schippers. Doel van deze lijst is om aan de leden informatie te geven over het deelnemersveld per tocht. Voorafgaand aan een nieuw zeilseizoen wordt deze lijst gewist.

De commissie Bootindeling verstrekt via email een document met tochtinformatie aan de deelnemers van de tochten. Hierin is ook een deelnemerslijst opgenomen. In deze deelnemerslijst zijn de volgende gegevens opgenomen:

• Naam
• Mobiel telefoonnummer
• Email-adres
• Telefoonnummer van thuisblijver aan de wal
• Woonplaats

Met deze lijst kunnen schippers en opstappers onderling contact leggen voor het maken van afspraken en in geval van calamiteiten contact leggen met het thuisfront.
We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Beeldmateriaal

Voor de plaatsing van foto’s en video’s op onze website, vragen wij toestemming van de betrokkenen. Voor nieuwe leden zullen wij een algemene toestemmingsbepaling in de lidmaatschapsvoorwaarden opnemen.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.
Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven (aan andere partijen verstrekken), tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier (schriftelijk) toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming te allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken uitsluitend persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijk toestemming is gegeven door de ouder of wettelijk vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

De CZT bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. De gegevens worden niet langer dan vijf jaar bewaard.

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

• Alle personen die namens de CZT van uw gegevens kennis kunnen nemen zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• We hanteren een gebruikersnaam- en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.
• Onze bestuursleden zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Uw rechten omtrent uw gegevens

U kunt uw profielgegevens zelf inzien en wijzigen op de website. Daarnaast heeft recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Bovenaan deze privacyverklaring staat hoe u contact met ons kunt opnemen. U kunt ook contact met ons opnemen via de contactpagina van onze website www.CZT.nl . Om misbruik te voorkomen kunnen wij u daarbij vragen zich adequaat te identificeren. Om uw identiteit te controleren vragen wij u om een kopie van uw identiteitskaart mee te sturen. We raden u sterk aan om daarbij uw pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat.

Tevens kunt u bezwaar (verzet) maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.
Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.

Wijziging privacyverklaring

De CZT kan zijn privacyverklaring wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De eerste publicatie (deze versie dateert van 12 mei 2018. Oudere versies van ons privacy statement zullen in ons archief worden opgeslagen. Mocht u deze willen raadplegen, stuur ons dan een e-mail.